Mener l’entretien professionnel

Mener l'entretien

Depuis le 1er janvier 2015, l’entretien professionnel est obligatoire dans toutes les collectivités et remplace définitivement la notation.

L’entretien professionnel est un moment d’échange et de dialogue entre l’agent et sa hiérarchie en lien avec la gestion des carrières et des compétences.

L’entretien a donc des conséquences sur la carrière de l’agent en cas d’avancement d’échelon ou de grade, de promotion interne, mais aussi de licenciement pour insuffisance professionnelle ainsi que pour le régime indemnitaire.

Il donne lieu à une appréciation de la valeur professionnelle de l’agent à partir d’éléments concrets et se matérialise par un compte-rendu écrit rédigé par le supérieur hiérarchique direct.

L’entretien professionnel permet :

  • de connaître le travail effectué par l’agent,
  • d’apprécier les résultats professionnels (par rapport aux objectifs fixés), la manière de servir et les compétences,
  • de fixer de nouveaux objectifs et leurs conditions de réalisation,
  • de planifier les actions de formation,
  • d’échanger avec l’agent sur ses perspectives d’évolution.

C’est :

  • Reconnaissance et appréciation du travail effectué,
  • Faire sur les activités et le parcours de formation, faire remonter les réussites, les difficultés et solliciter des formations,
  • Moment pour décliner les objectifs de service en objectifs individuels,
  • Favoriser le développement des compétences et évoquer les conditions de travail,
  • Parler des souhaits d’évolution de carrière et de mobilité.

La réglementation prévoit que l’entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct pour que l’appréciation du travail de l’agent soit la plus opérationnelle et précise possible.

Pour le responsable hiérarchique, l’entretien assure un échange sur les moyens de progresser et d’améliorer les performances.

La fiche de poste reste le document d’appui nécessaire à la préparation et la conduite de l’entretien professionnel.

L’entretien professionnel comporte 5 grandes étapes :

  • La convocation doit se faire huit jours au moins avant la date fixée. L’évaluateur doit convoquer et remettre au collaborateur les documents nécessaires : fiche/grille d’entretien, profil de poste (un délai de deux semaines au moins avant la date fixée parait plus favorable à la bonne préparation de l’entretien).
  • L’autoévaluation : Cette étape amène à prévoir l’ensemble des points que l’on souhaite aborder. Elle permet de repérer ce qui peut être amélioré, ce que l’on attend de son poste…
  • Préparation de l’entretien par le supérieur hiérarchique direct : Il va définir le ou les objectif(s) de l’entretien et comment il va mener celui-ci. L’entretien professionnel est un acte de management délicat voire parfois difficile. Préparer l’entretien est essentiel et si nécessaire faites vous accompagner lors de cette étape par votre responsable hiérarchique.
  • Déroulement de l’entretien : L’entretien doit se dérouler à deux (agent – responsable hiérarchique direct) dans un endroit isolé et en toute confidentialité. Il s’agit d’une mise en commun et d’une discussion sur l’année de travail écoulée, basée sur les résultats et les faits au regard des attentes définies et objectifs fixés.
  • Le compte-rendu : C’est le supérieur hiérarchique direct qui établit et signe le compte-rendu de l’entretien qui comporte une appréciation générale traduisant la valeur professionnelle du fonctionnaire. Celui-ci sera visé par l’autorité territoriale.

L’autorité territoriale peut être saisie par un agent d’une demande de révision du compte-rendu de l’entretien professionnel.

Cette demande de révision est exercée dans un délai de quinze jours francs suivant la
notification au fonctionnaire du compte-rendu de l’entretien professionnel. L’autorité territoriale notifie sa réponse dans un délai de quinze jours après la demande de révision.

Les commissions administratives paritaires (CAP) peuvent, à la demande de l’intéressé et sous réserve qu’il ait au préalable exercé la demande de révision mentionnée à l’alinéa précédent, proposer à l’autorité territoriale la modification du compte-rendu de l’entretien professionnel. Dans ce cas, communication doit être faite aux commissions de tous éléments utiles d’information. Les commissions administratives paritaires doivent être saisies dans un délai d’un mois suivant la notification de la réponse formulée par l’autorité territoriale dans le cadre de la demande de révision.

L’autorité territoriale communique au fonctionnaire, qui en accuse réception, le compte-rendu définitif.

En application des nouvelles dispositions relatives aux compétences des CAP, les comptes-rendus d’entretien professionnel n’ont plus à être systématiquement portés à la connaissance des commissions paritaires. Désormais, elles ne pourront en demander la révision que sur saisine expresse des agents. L’ensemble des comptes-rendus des agents n’a plus à être adressé au CDG.

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